Herning Friskoles persondata- og privatlivspolitik​

​

November 2023

 

1. Generelt

 

a. Denne politik om behandling af personoplysninger (her = privatlivspolitik) beskriver, hvordan Herning Friskole indsamler og behandler oplysninger om dig, når du kommunikerer med os, benytter vores ydelser eller benytter vores hjemmeside www.herningfriskole.dk (her = hjemmesiden).

 

b. Vores ydelser er rettet mod elever og disses forældre, og de oplysninger vi behandler, er derfor primært om dem.

​

c. Hvis du kontakter os som privatperson, vil der ske en behandling af dine oplysninger i henhold til denne politik. 

​

d. Privatlivspolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi indsamler via hjemmesiden eller andre kilder. 

​

e. Herning Friskole er dataansvarlig for dine personoplysninger. Al henvendelse til Herning Friskole kan ske via kontaktoplysningerne anført under punkt 6. 

​

f. Vi benytter cookies på hjemmesiden bl.a. for at optimere din brug af hjemmesiden, hvilket er beskrevet her i vores cookie-politik. 

 

2. Hvilke personoplysninger indsamler vi - og med hvilket formål?

 

a. Når du besøger hjemmesiden www.herningfriskole.dk

 

Vi indsamler automatisk oplysninger om dig og din brug af hjemmesiden, når du besøger hjemmesiden. Dette er f.eks. oplysninger om din IP-adresse, hvilken type browser du bruger, hvilke sider du besøger, hvilke links du aktiverer og generelt, hvordan du bevæger dig rundt på hjemmesiden, og hvordan du bruger den. Det gælder også hvis du udfylder en kontaktformular på vores hjemmeside eller Facebook. Det kan være dit navn, dit firmas navn, din e-mailadresse og svar, du har givet os i et spørgeskema eller en formular.  

Formålet er (at forfølge vores legitime interesser i) at optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktioner samt at kunne registrere hvor lang tid besøgende er på hjemmesiden, og for at kunne vise dig relevant information. 

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). 

​

b. Når du tilmelder dit barn som elev hos os

 

Skolen har brug for at indhente personoplysninger om elever og elevens forældre i forbindelse med indmeldelse. 

 

Skolen anvender alene disse personoplysninger med henblik på at opfylde skolens forpligtelser som skole. 

 

Overordnet indsamler skolen almindelige personoplysninger om en elev som fx navn, adresse, telefonnummer, sygedage og andre nødvendige oplysninger for at drive skoletilbuddet. Skolen har dog også brug for at indhente elevens CPR-nummer. Når skolen indsamler CPR-nummer på eleven, skyldes dette bl.a. skolens forpligtelser over for Undervisningsministeriet i forhold til at kunne søge tilskud, og at Undervisningsministeriet kan kontrollere, at eleven ikke er registeret på flere skoler.

 

Skolen indsamler også almindelige personoplysninger om forældrene. Dette gør skolen for at sikre sig nødvendige oplysninger i forhold til, hvem der er elevens forældremyndighedsindehavere og for bl.a. at kunne informere om skolens- og elevens forhold.

Skolen har også brug for at indhente forældrenes CPR-nummer. Når skolen indsamler CPR-nummer på forældrene, skyldes dette bl.a. skolens forpligtigelse til at inddrive skolepenge, herunder om nødvendigt inddrivelse via Gældsstyrelsens inddrivelsessystem, hvor forældrenes fulde navne og CPR-nummer skal oplyses.

​

Skolen har som udgangspunkt brug for følgende oplysninger om eleven og dennes forældremyndighedsindehavere: 

Data om elev: 
Navne, folkeregisteradresse, køn og CPR-nummer.

Data om forældremyndighedsindehavere:
Forældrenes fulde navne, folkeregisteradresse(r), telefonnumre, e-mailadresser, køn og CPR-numre (oplysninger om både mor og far ved fælles forældremyndighed).
 

På skolen tager vi af og til billeder og video til brug på Skoleintra, på hjemmesiden, i trykt materiale, på sociale medier som fx Facebook, eller andet, der indgår i skolens løbende virke. Du har givet samtykke hertil, da du tilmeldte dit barn som elev på Herning Friskole.  

​

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). 

​

c. Når du ringer eller kommunikerer med os i øvrigt

​

Vi indsamler oplysninger, som du giver os, til brug for at besvare dine spørgsmål. Det er primært i kategorien almindelige oplysninger. 

Formålet med behandlingen er svare på spørgsmål og kunne yde den bedste rådgivning. 

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen) 

 

d. Når du repræsenterer en leverandør

Vi indsamler oplysninger om dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, hvilken virksomhed du repræsenterer, samt andre oplysninger, som du selv vælger at give os, bortset fra eventuelle følsomme oplysninger. 

​

Formålet med behandlingen er at kunne kommunikere med dig, herunder på mail og telefon i tilknytning til opgaver, som du, eller den virksomhed, du repræsenterer, udfører for os som leverandør. 

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). 

​

​

3. Modtagere af personoplysninger, herunder tredjelands-overførsler

​

a. Vi deler udelukkende dine personoplysninger med tredjeparter, når vi er forpligtet hertil i henhold til lov eller for at levere de ydelser, vi tilbyder via hjemmesiden.

 

b. Overladelse til databehandlere: Dine oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som Herning Friskole er dataansvarlig for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed om disse. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne. 

​

c. I det omfang, vi foretager behandling af personoplysninger udenfor EU/EØS, sker behandlingen i henhold de af EU-kommissionen vedtagne standardkontraktbestemmelser. 

​

4. Hvornår sletter vi dine personoplysninger?

 

a. Oplysninger indsamlet om din brug af hjemmesiden, jf. pkt. 2.1, slettes senest, når du ikke har besøgt hjemmesiden i mere end 38 måneder. 
 

b. Oplysninger indsamlet i forbindelse med din kommunikation med os, dine forespørgsler og vores dialog, slettes når de ikke længere er nødvendige for den pågældende behandling. 
 

c. Oplysninger indsamlet, jf. pkt. 2.3., vil som udgangspunkt blive slettet 5 år efter udløbet af det kalenderår, hvor aftalen herom er indgået. Oplysningerne vil dog blive gemt i længere tid, i) hvis vi har en legitim interesse i at opbevare oplysningerne i en længere periode, ii) hvis det er nødvendigt for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller iii) eller hvis opbevaringen er nødvendig for, at vi opfylder lovkrav.

 

Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår, for at opfylde bogføringslovens krav. 
 

5. Dine rettigheder

​

Med henblik på at skabe åbenhed om behandlingen af dine oplysninger, oplyser vi dig i dette afsnit om dine rettigheder. 

a. Indsigtsretten 
Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der eventuelt måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer. 
 

Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til kontoret@herningfriskole.dk. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være. 
 

b. Retten til berigtigelse  
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os på kontoret@herningfriskole.dk, så oplysningerne kan blive korrigeret. 
 

c. Retten til sletning  
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, f.eks. hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger. 
 

d. Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring   
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, f.eks. hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.   
 

e. Retten til indsigelse 
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring, herunder den behandling der foretages for at kunne målrette vores direkte markedsføring. 
Du har endvidere til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser. 
 

f. Retten til at tilbagekalde samtykke 
Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger. 
 

g. Retten til at klage 
Du kan klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon 33193200. 

​

6. Kontaktoplysninger

​

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne privatlivspolitik, eller du ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os:

 

Herning Friskole

H.C. Ørstedsvej 68

7400 Herning

 

Telefon: 97121166

E-mail: kontoret@herningfriskole.dk

​

7. Ændringer i privatlivspolitikken

​

Såfremt der sker ændringer i Herning Friskoles privatlivspolitik, vil disse blive ajourført her på siden, så denne version altid er den seneste.